Organisation de la soirée de relations publiques du groupe SNCF Occitanie

Le groupe SNCF Occitanie a confié à notre agence événementielle à Montpellier, la mission d’organiser une soirée de relations publiques sur-mesure. Cet événement d’entreprise avait pour vocation de rassembler des partenaires, des institutions publiques, des leaders d’opinion et des personnalités influentes avec lesquelles la SNCF collabore tout au long de l’année.

L’objectif de cette soirée d’entreprise était multiple :

• Renforcer les liens avec ses interlocuteurs clés.
• Promouvoir une image de marque positive et dynamique.
• Créer un espace d’échanges constructifs pour recueillir avis et positions.
• Valoriser l'engagement RSE et l’ancrage territorial du groupe SNCF.

Les participants à cet événement de relations publiques font partie d’un public particulièrement sollicité par les annonceurs publics et les entreprises organisant des événements professionnels. Pour capter leur attention, la SNCF a consulté plusieurs agences événementielles en quête de solutions innovantes. Le cahier des charges était clair : concevoir une soirée atypique, dans un lieu insolite, et proposer des animations originales pour rendre l’événement mémorable.

Pour répondre à ces attentes, notre agence de communication a proposé un lieu emblématique et unique : le Jardin des Plantes de Montpellier. Ce lieu insolite et chargé d’histoire offrait une toile de fond idéale pour une soirée élégante et intimiste.

Récemment rénovée, la serre Martin, espace dédié aux succulentes du monde entier et doté d’une esplanade propice aux rassemblements professionnels, a été aménagée pour accueillir cet événement. Ce choix audacieux permet de mettre en avant un patrimoine local, à la renommée internationale dans l’hyper centre de Montpellier. 

Pour cet événement de relations publiques, notre agence événementielle a imaginé un thème original et inédit : « Entre l’ombre et la lumière ». Ce concept s’est décliné à travers une mise en scène qui fusionnait poésie et science, en parfaite adéquation avec l’histoire riche et le patrimoine unique du Jardin des Plantes de Montpellier.

Ce thème sur-mesure a été abordé de manière à interpeller les invités :

• La lumière au sens scientifique : Le Jardin des Plantes est un lieu emblématique de la recherche, ayant servi de terrain d’apprentissage pour l’école de médecine et les études botaniques. Cet aspect a été mis en avant pour souligner l’importance des connaissances, de la transmission des savoirs et de l’innovation.
• La lumière au sens figuré : Elle symbolise l’ouverture, la diffusion, le réseau et les relations éclairées que la SNCF souhaite entretenir avec ses partenaires et collaborateurs.

Pour sublimer cette soirée, notre agence conseil événementielle a créé une scénographie immersive inspirée des cabinets de curiosité scientifique. Ce choix a permis d’évoquer un univers mystérieux et fascinant, en parfaite harmonie avec le lieu et le thème.

• Des objets scientifiques insolites ont été intégrés dans la décoration pour susciter l’émerveillement.
• Une mise en lumière soignée, jouant sur les contrastes entre clair et obscur, a amplifié l’impact visuel et émotionnel.
• Des animations artistiques et animations originales, comme des projections mapping sur l’observatoire astronomique, ont ponctué la soirée pour offrir aux invités une expérience unique et enrichissante.

Grâce à cette approche autours d’un récit, cet événement d’entreprise fut un temps fort dans la communication externe de la SNCF, laissant une empreinte durable dans l’esprit des participants.

Dès la tombée de la nuit, la magie du Jardin des Plantes a été magnifiée par une mise en lumière inédite. Des chemins de lumière subtilement tracés guidaient les invités à travers l’espace, créant une atmosphère à la fois poétique et élégante. Le point culminant de cette scénographie lumineuse fut un mapping vidéo projeté sur le dôme astronomique du jardin. Cette projection immersive évoquait les thèmes de la découverte et de l’innovation, renforçant l’impact visuel et symbolique de l’événement.

Pour rythmer cette soirée de relations publiques, notre agence événementielle a conçu des animations événementielles interactives et conviviales :

• Jeu de piste thématique : Les invités étaient invités à retrouver des logos dissimulés à travers le jardin, avec des lots à gagner, ajoutant une dimension ludique et compétitive à l’événement.
• Animation musicale : Un groupe de musique live a assuré une ambiance chaleureuse et festive, contribuant à faire de cette soirée un moment mémorable pour tous les participants.
• Photobooth avec impression des photos instantanée : Les invités ont pu immortaliser leur soirée grâce à un stand photo décoré avec impression immédiate des photos.

Chez Listen'Up, nous intégrons des pratiques RSE dans chaque étape de nos projets événementiels. Pour cette soirée de relations publiques de la SNCF, nous avons privilégié des prestataires locaux pour réduire l'empreinte carbone, proposé un cocktail de mets de saison, utilisé des matériaux durables dans la scénographie, et mis en place un tri sélectif des déchets sur site. Ces choix reflètent notre engagement à concevoir des événements responsables et durables.

Avec une gestion de projet rigoureuse, des solutions événementielles innovantes et une attention minutieuse aux détails, cette soirée de relations publiques à Montpellier a atteint ses objectifs : surprendre, rassembler et laisser une empreinte durable dans l’esprit des invités. 

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